Bestyrelsesmøde d. 25/01-2024

Dagsorden XMO Brugerforening  Bestyrelsesmøde. 

Hotel Commwell  Middelfart torsdag d 25/1 kl 17 

  1. Valg af referent/
  2. Godkendelse af Seneste bestyrelsesmøde /alle 
  3. Årsmøde Status om Planlægning, Tilmeldinger ? /alle
  4. Økonomi. Medlemmer ? overdragelse af Kasserer rollen.  Eva og Robert
  5. Gennemgang af mødepunkter med CGM 26/1 /Alle
  6. Evt

Til stede: John, Thomas, Fred, Birgitte, Eva og Robert. Heidi er med på teams. 

Afbud: Christopher.

  1. Referent: Robert
  2. Referatet godkendt uden anmærkninger.
  3. Årsmøde:
    a. Fysiske rammer: der er aftalt rundvisning i morgen kl. 9.30, hvor vi skal have fokus på, at der både er stort lokale med mulighed for tilslutning af musik til rådighed torsdag aften til danse-arrangementet. Fredag stort lokale til personalet, mens lægerne kan have mindre lokale til generalforsamlingen.
    Hvilket lokale får vi til spisning torsdag aften og frokost fredag.
    Er det korrekt, at afmeldingsfrist for overflødige værelser er 4 uger før?
    Kan vi få navneskiltene til de deltagende i aftenarrangementet klar inden aftenarrangementet?
    Er der brød og kaffe til dem, der ankommer fredag morgen?
    Drinks torsdag aften bliver for egenbetaling jf. tilbuddet.
    Cleare tidspunkterne for ankomst, middag, frokost osv.
    b. Thomas arrangerer, at det påføres tilmeldingsblanketten og der skrives til tilmeldte, at man skal kontakte Comwell direkte, hvis der er særlige behov vedr. mad og drikke. 
    c. Thomas beder også Frans lave en QR-kode til evaluering.
    d. Heidi mangler at få oversigt over, hvornår de forskellige sessioner kører.
    e. Der er aktuelt 42 tilmeldte og i tillæg hertil kommer bestyrelsen, undervisere og CGM.
    f. Der skal koordineres med CGM vedr. undervisningssessioner. Så de har styr på deres undervisere.
    g. Brev til undervisere skal rettes. Robert retter først og sender derefter til Heidi.
    h. Eva og Fred fortæller, at de begge er på valg og ikke stiller op til en ny periode i bestyrelsen. John er også på valg og har endnu ikke besluttet, om han stiller op.
    i. RB sender medlemsoversigt til John mhp. indkaldelse til generalforsamlingen.
    j. Thomas sender billeder af bestyrelsen til Heidi, så de kommer med på pamfletten.
    k. Vedr. generalforsamling: vi blev i bestyrelsen enige om, at det fremover kræves, at man fremover skal betale medlemskontingent for hver kapacitet i den tilmeldte klinik. Dette vil blive taget op på GF, og skal efterfølgende skrives ind i vedtægterne, hvis det godkendes, hvorfor der skal afholdes en ekstraordinær generalforsamling i forlængelse af den ordinære.
    l. John indkalder i uge 5 til ordinær og ekstraordinær generalforsamling, som begge foregår på årsmødet.
  4. Vedr. hjemmeside, som skal rettes:
    a. Robert sender gamle referater fra bestyrelsesmøderne, årsmøderne og generalforsamlingerne til Thomas, så alt dette kan blive oploadet.
    b. Vedtægterne på hjemmesiden er fra 2017. Der er siden da foretaget en ændring, som Thomas indskriver og uploader, så vedtægterne på hjemmesiden bliver opdateret.
    c. Thomas checker tilmeldingblanketten til brugerforeningen (ikke årsmødet), hvor der måske skal fjernes check-box vedr. diskussionsforum, da diskussionsforum er nedlagt.
  5. Vedr. bestyrelseshonorarer aftalte vi, at vi anbefaler generalforsamlingen at anbefale honorarstigning fra 50.000 kr/år til 55.000 kr./år og fastholde de øvrige satser for formand, kasserer, hjemmeside og planlægning af årsmøde.
  6. Vi drøftede alle de fejl, der er i XMO, hvoraf mange er meldt ind for længe siden. Hvorfor er de ikke blevet rettet? Vi lavede en lang liste med gamle fejl, nyere fejl, forslag til arbejdsbesparende ændringer og tiltrængte nye features.
/af